WorkBuddy 处理乱表格：指令写死，比让它自己规划靠谱

乱表格合并，八成的功夫在「对方名称」这一列

上个月对账，十一份文件摊开，同一家供应商我数出五种写法：带「有限公司」的全称、去掉后缀的简称、括号里加地区名的、写成拼音缩写的，还有一份干脆把「科技」打成了「科枝」。合并之前不把这一列捋顺，合出来的表看着整整齐齐，一排序全是散的，对账还得从头翻。

WorkBuddy 我用了两个月，主要就拿它干这件事：把来源乱七八糟的文件合成一张能看的表。用得越久越觉得，合并这个动作本身不难，难的是合之前把口径对齐。下面是我现在的做法。

落地配置：一个目录，一句话，先跑只读

WorkBuddy 是桌面端的 AI 办公工具，处理文档、表格、邮件、PPT、文件整理这些。我这里用的是 macOS 版，Windows 版界面差不多，不一定完全一样。

打开 WorkBuddy，主界面有个新建任务的入口，点进去先别急着写需求，先设工作区。

第一步，选择工作目录。只选一个文件夹，比如 ~/Desktop/1102对账。这一步很关键，目录给大了它就会乱翻，翻到别的文件上你都不知道它为什么改。我一般提前把要处理的文件全丢进这个文件夹，一个不多一个不少。另外单独放一份 供应商对照表.xlsx，两列：全称、简称。

第二步，权限。任务设置里有个权限或访问范围的选项，我的配法是：源文件只读，输出目录可写，禁止删除。第一次跑先开「试运行」或者「只预览不落盘」那一档，看它打算怎么干，确认没问题再放开写入。这跟新服务先上观察模式是一个道理。

第三步，指令。这里是唯一需要动脑的地方，也是最多人踩坑的地方。我的指令长这样，一行：

读取本目录下所有 xlsx、csv、pdf 和图片，提取日期、对方名称、金额三列；对方名称去掉括号内容、去掉「有限公司」「股份」后缀，与 供应商对照表.xlsx 的简称列匹配，匹配不上的原样保留并在备注列标「待核」；日期统一成 YYYY-MM-DD，金额统一成元并保留两位小数，按对方名称升序输出到 output/汇总.xlsx，不要修改源文件。

整句里最长的一段是名称匹配，因为这一列最不规整。要点是把「去掉什么」「跟谁匹配」「匹配不上怎么办」三件事都写出来。只写「统一名称」它不知道统一成哪种写法；不写「匹配不上标待核」，它就会自作主张给你归到最近的一个名字上，错了你还不容易发现。

点运行。预期会看到它先列一个文件清单，逐个处理，最后在右侧或者结果面板给出汇总预览。文件多的话会跑一会儿，十几份大概几分钟。跑完先看「待核」那一列有几条，那几条基本就是我需要手动确认的全部工作量。

三个我踩过的坑

• 金额单位不统一。有一家供应商按「分」记，直接合进去数字大了一百倍。解决办法是在指令里加一句「金额列若表头含『分』则除以 100」，或者干脆先单独处理那一个文件。
• 日期是文本格式。Excel 里看着是 2026/11/2，实际是字符串，排序全乱。指令里必须明确「日期统一成 YYYY-MM-DD」，别指望它自己判断。
• 拍歪的截图。发票、微信截图这类，识别率明显低于规整的 PDF，大概十张里有一两张要手动改。所以我把图片类文件单独放一个子目录，跑完自己过一遍，不混在表格里一起出。

名称匹配我没算进坑里，这一列每次都得处理。对照表也是这么攒出来的：第一次跑完把「待核」里的条目挨个确认，确认完补进对照表，下次同样的问题就不会再冒出来。两个月下来这张表有一百多行，现在新文件进来，需要标「待核」的一般不超过三五条。

日常怎么维护

我的习惯是每次跑完做两件事：抽三行对一下源文件，把这次用得顺的指令存成模板。模板攒到五六个，下次换个目录直接调，改两个字段名就能用。对照表是跟着模板一起走的，两个文件配套存，别只存指令忘了表。

协作上，这个文件夹我是共享给组里两个人的，权限给的是「可查看输出，不可修改指令」。指令和对照表只有一份，谁想改跟我说。多人共用一个自动化流程，名称口径尤其要统一——两个人各维护一份对照表，合出来的东西就对不上了。

建议第一次用的人，别拿正在赶的活练手。找一批已经处理完的旧文件，重新跑一遍，跟你原来的结果对一下。对得上，再上生产。

工具这东西，能少翻一遍表、少手动改两列名字，就够了。