WorkBuddy 帮我整理会议通知附件后，我发现真正省的是搬运那一步

标题：WorkBuddy 帮我整理验收资料后，我发现真正省的是搬运那一步

上周部门要交一套验收资料，要求把方案、合同、签到、照片、验收表、整改说明一起打包。材料散在 Word、PDF、Excel、微信截图和扫描件里。以前我得手动合并、重命名、检查版本。这次我用 WorkBuddy 做了一遍半自动整理，也把之前“别让它同时负责生成和排版”的教训放进流程。

WorkBuddy 是一款 AI 办公效率工具，能处理文档、表格、文件整理。我用了快一个月，觉得它适合机关和企事业单位里同一批文件反复整理的场景，比如验收资料、报送清单、台账汇总。材料判断和最终格式，人还得盯。它省下来的主要是把散件找齐、归类、列清单的搬运时间，写作时间它帮不上多少。

我先把边界划清楚。打开 WorkBuddy，新建一个“验收资料整理”任务，选择“文件处理”，再上传原始文件。原始素材就是没定稿的 Word、PDF、截图，还没盖章定稿。上传后先看界面里的文件数量，别让它漏附件。

我给它固定指令，让它读取所有文件，按“正文、附件、回执、台账”四类整理，不修改正文措辞，输出一个目录清单，列出文件名、来源、可能用途。发现同名或日期冲突的文件，就单独放进“待确认”。跑完后你会看到一张清单，按四类分好，重复文件单独列出来。我之前也试过让它“按机关公文格式输出 Word”，结果表格被拆散，页边距也乱了。后来我改成先只做清单和归类，格式最后用 Word 手动套。

这套配置我现在固定用。在 WorkBuddy 里建三个子文件夹，01_原始素材、02_机器整理、03_人工确认。把当天要交的材料丢进 01_原始素材，不要混旧模板。任务设置里勾选“生成文件清单”和“标记重复文件”。如果界面里叫“去重检测”，就是找出文件名或内容高度相似的文件；如果没找到，就在提示词里加“列出重复或版本冲突”。导出时只选“清单 + 整理包”，不要选“直接生成最终公文”。最后到 03_人工确认里，我手动打开 Word，核对标题、字体、页码、附件序号。

权限方面，我单位没有多人实时协作，所以我通常只开“只读共享”给同事。WorkBuddy 里如果支持分享，我会选“可查看，不可编辑”。机器整理出来的清单只是草稿，别人误点修改后，我就不知道哪版是原始输入。真正能改的人只有我。

日常运维我放在每天下班前 10 分钟做一次版本收口。下午四点半把当天新增文件放入 01_原始素材，下午四点四十跑一次 WorkBuddy 整理，看“待确认”有没有堆高，下午五点五十手动归档旧文件，只保留本周材料。同一任务出现两个版本时，只在 03_人工确认里加 _v1、_v2 后缀。

我不爱折腾，但能少翻一次微信截图就少翻一次。这听起来像自找麻烦，其实是为了避免 AI 直接覆盖原件那类问题。之前我就吃过亏，工具改完不留痕，领导问“这是哪一版”，我只能靠人工监控文件夹。现在用 WorkBuddy 后，我尽量让它只做中间层，不碰最终版。

WorkBuddy 能做的有限。它帮我省的是找、搬、列、合并的时间。材料星、讯飞文书、新华妙笔我都在用，但写总结、写汇报，我还是不敢全交给机器。尤其机关文件里的分寸词，机器容易一本正经地写偏。

上周那套验收资料，最后大约省了我四十分钟。它没替我写正文，但把四个附件和两个签字表整理成清单，我一眼就知道缺谁的确认。今天领导又催台账日报，我先去把 WorkBuddy 的任务模板改了改。