用 WorkBuddy 做行政报销巡检，我把它从聊天框改成了执行层

昨天刷到一篇讲 WorkBuddy 做运维助手的文章，说它能自动巡检、排查故障、续证书，据说月活用户已经到了两千万量级。我第一反应是救命，每周一早上那堆报销异常又来了。对行政出纳来说，真正省时间的是有人把重复动作跑掉。WorkBuddy 用了一个月，我最大的体会是，它最不该被用来替我写小作文，它真正值钱的地方是替我跑完可复核的动作。如果 AI 只会生成摘要，对行政出纳来说就是二次劳动。 我把运维那套巡检思路搬到报销上，大概一周跑顺了。

最近我对账，是把用了两周的有成报销导出的 CSV 打开，再对照飞书会议纪要里的项目口径，逐张看发票图片。20 张以内还能忍，一多就串行。WorkBuddy 这边我建了个 `收件夹`，这个术语第一次提，它就是一个被授权自动读取的本地文件夹，新文件丢进去就能被任务扫到。路径是打开 WorkBuddy 桌面端，在我这个版本里左侧点 `收件夹`，有的版本可能在 `自动化` 下面，然后点 `新建`，选 `本地文件夹`，命名成 `报销巡检收件夹`，授权它读取。把导出明细、纪要 Markdown、发票截图都放进去。接着右侧点 `自动化`，新建定时任务，名字写 `周一报销异常巡检`，触发时间周一早上九点。这里有个坑，我一开始没关云端摘要，任务如果走云端模型会要求填 `API Key`，也就是接口调用凭证，后来觉得发票金额太敏感，就把任务改成只走本地 `文件读取` 和 `表格生成`。我的环境是公司内网加本地 WorkBuddy，不一定适用所有人，但敏感数据先别把整包原始附件丢给外部模型，我这边只放导出后的字段表和截图文件名。

配置指令时，小白最容易写“帮我总结费用”，这不行。我在指令框里写得很硬，读取收件夹内所有文件，按 `报销单号` 匹配，生成异常表，表头固定为 `单号 / 金额 / 发票状态 / 项目 / 异常类型 / 建议动作`。异常类型只允许五个，缺水单、金额不一致、项目没填、备注缺失、发票日期超期。建议动作也只允许三个，补材料、退回员工、进入审批草稿。点保存后，任务列表会显示 `已启用`，点 `立即运行`，右侧日志会一行行跑，状态从 `运行中` 变 `完成`，大概三五分钟，`输出` 标签下会出现一张 `异常报销清单.xlsx`。这一步和运维巡检很像，区别是运维看 CPU、证书、接口健康，我看发票、项目、审批状态。它给运维的是故障报告，给我的是异常清单，但我只要那种能直接进入下一步动作的结果。

权限上我拆得很小。WorkBuddy 不能直接提交有成报销，它只生成 `待确认` 列。我在 `共享` 里把输出文件夹设成 `只读`，财务经理看异常表，员工只能看自己那行，我保留编辑权。每条异常必须点 `确认` 或 `驳回`，确认后 WorkBuddy 才生成一封飞书通知草稿。之前我手滑打开自动通知，它把“建议补材料”发成员工群，绝了，行政部差点社死。后来规则改成只发我，我再手动转。

日常运维我也固定做。每周五点 `运行日志`，看有没有字段串列。之前用 DeepSeek 做摘要，用了 1 个月，它也会把备注挤到金额后面，WorkBuddy 早期同样会。我后来在模板里强制 `一行一单`，空值填 `NA`。每次改模板前先复制一个 `_备份_0905`，这五秒钟救过我。它改崩文件的时候，回退比重新对账体面多了。

WorkBuddy 在聊天框里像个会整理话的实习生，在收件夹、定时任务和确认动作里更像流程运维。它能把“看一眼”变成“可复核”。我现在只让它生成异常清单和通知草稿，提交动作仍由人确认。