WorkBuddy 写邮件不补戏，先把资料、字段、权限关进格子

今天没接单。刷到一篇 AI 写文档软件推荐，里面说工具可分成通用大模型、办公集成、专业写作、垂直场景四类。我第一反应是 WorkBuddy 前天写中文邮件又替我补了一句「期待长期合作」。客户没说过，我也没说过。

我之前写过一篇 WorkBuddy 让它写中文邮件，它比我还爱说空话。这几天我把它改成翻译邮件清单机。AI 写文档的关键是知道边界。WorkBuddy 我用了大约一个月，真正顺手的是资料、字段、权限三件套。

打开 WorkBuddy，进入工作空间，新建项目 客户邮件，只把一封英文询价、两份 PDF 附件（固定版式文件）、一段备注放进 原始资料。

工作空间是 WorkBuddy 里给任务隔离出来的空间，可以理解为一张临时办公桌。别把整个下载目录或桌面开放给它。PDF 我用它读了四周，扫描件不稳，所以关键附件我会先人工命名成 客户名_日期_文件名。

新建任务，选择 文档处理，子类型 邮件草稿，关联 原始资料，在要求栏写“只使用上传资料。资料未提及的事实不得补充。不写寒暄和承诺，也别补样品、折扣、付款条件。输出中文邮件正文，150 字以内。另列需要客户补充的信息，最多 3 条。”

一开始我只写 帮我写封中文回复，它会自动补 我们可提供样品。后来改成 未提及不得补充，它才少说很多。不一定所有版本都这样，我这边有效。

WorkBuddy 可以保存输出模板。路径走任务设置、输出模板，新建 中文询价回复，字段设成称呼、确认事项、报价、交期、待补充、落款。

字段就是表格里的一列，也是 AI 输出时的格子。它只能往格子里填，不能自己发明格子。称呼只用资料里的客户姓名或公司，没有就写 您好。确认事项只复述资料中已有内容。报价和交期资料没有就写 待确认。待补充最多 3 条，按优先级排。落款固定署名。

CSV 我刚上手，这几天在试。导出时我会选 CSV，因为字段清楚，一行一个条目，方便在 Excel 里过一遍。Excel 我用了四周，检查错漏比直接读邮件快。若它仍输出 Markdown 符号，我在模板末尾加一句不要使用 #、*、- 等标记。之前 Markdown 导出混乱，我怀疑是格式映射没设好，现在先限定格式。

如果是自己用，至少把项目权限设好。WorkBuddy 里走项目设置、成员权限，把客户设为仅查看，同事设为可编辑草稿，自己留管理员。

谁能看、谁能改，这两问要先答。之前我提过 WorkBuddy 权限没设，AI 干活越快越乱。现在更确定要先隔离，再自动化。工具只能放大已有秩序。

日常我会做两件事。每次跑完导出前，人工核对报价、交期、金额三类信息。每周五清理一次原始资料，把已回复邮件移出当前工作空间，避免它引用旧附件。

我的环境是客户邮件加翻译清单，不一定适用所有团队。WorkBuddy 写邮件要稳，别指望它聪明。资料、字段、权限都要收紧。它越会补，越要少给它自由。