WorkBuddy 权限没设，AI 干活越快越乱

今天没接单。

刷到一篇 Kibana 权限管理，讲多个系统日志索引不做权限划分，容易出现误处理。我第一反应不是运维，是手里那批合同。

WorkBuddy 用了大约一个月。我的判断是，先设权限，再跑自动化。不然它越勤快，越容易把乱账做成整齐的错误。

Kibana 那篇提到创建角色、给指定索引读写、控制菜单权限。说白了，谁能看、谁能改、改错了能不能找回。

WorkBuddy 里对应的概念是「空间」和「角色」。空间可以理解成一个独立项目目录，文件、任务、运行记录都分开。角色是成员在这个空间里能做什么，比如查看、编辑、管理。

我这边是小团队翻译交付，流程简单。上周客户发一批合同和报价单，PDF 和照片混着。我没急着让 WorkBuddy 提取，先建空间。

打开 WorkBuddy → 左侧栏「工作空间」→ 新建空间 → 名称写「客户A-合同翻译」→ 访问权限选「私有」→ 先只留自己。等字段和清单跑顺，再邀请同事。

点空间里的「文件」→ 新建三个文件夹：00_原始、10_待译、90_交付。原始文件上传后，选中文件 → 详情 → 权限 → 设为「只读」。这一步很关键。原始扫描件、客户原表、合同附件，一律不让改。谁要改，只能从 10_待译 复制一份出去。

再配自动化。自动化就是满足条件时，WorkBuddy 自动执行一串动作。点左侧「自动化」→ 新建任务 → 触发条件选「当 10_待译 有新文件」→ 动作选「提取字段」→ 字段映射里勾上文件名、日期、语言、字数、状态。字段映射就是把识别出来的信息放到表格哪一列。目标表格选「项目清单」。通知先关掉，别一有新文件就弹消息。

第一次可以只放五份文件。预期结果很简单：几分钟后，项目清单里新增一行，文件名、日期、语言、字数、状态填上。状态如果为空，说明字段没识别到，或者文件名太乱。

我试过直接把整个下载目录当输入，日期列串了，旧合同也进来。后来才学会，WorkBuddy 的「工作目录」要窄，不要宽。

权限和协作也按这个思路分。同事加入时，角色给「编辑」，只允许操作 10_待译。客户如果要看进度，角色给「查看」，只开放 90_交付。管理员只留我自己。WorkBuddy 如果有「操作记录」，建议打开。谁上传、谁删除、任务什么时候跑完，都能查。

日常维护不用复杂。每周五下班前看一次「自动化运行记录」。失败任务手动重跑，连续失败就暂停自动化，先查文件是不是命名太乱。每月归档一次空间，90_交付 里的文件可以移走，00_原始 不动。

之前我觉得 WorkBuddy 主要省识别时间。现在想法变了，它更像一个会执行流程的助理。助理没边界感，比偷懒更麻烦。

今天这套不一定适合所有人。我这边接单小，文件多但流程固定。翻译公司多人协作可能还要加审批节点。但底层判断一样：WorkBuddy 先把空间和权限划清楚，自动化才敢开。