客户不关心你用不用 AI，只关心你能不能按时交付

上周客户甩过来 47 张发票和合同扫描件，照片拍的，有的还反光。要整理成表格、翻译备注、按月份归档，三天内交付。搁以前这活我至少干一晚上，第二天还得校对一遍。这次我决定把 WorkBuddy 从头到尾用透，反正上周那篇帖子里它也给我拆过任务，这次干脆反着来，我给它定流程。

打开 WorkBuddy 主界面，左侧栏第二项就是工作流。我没直接点新建，先把客户发来的文件全部拖进一个新建的智能文件夹，命名客户A-2026Q3-报销。注意，这里有个关键设置：在文件夹右上角的识别规则里，选按日期自动归类，触发条件是文件名包含发票/合同/收据。然后点批量重命名，规则设成 {客户}-{日期}-{序号}，日期格式选 ISO 标准（2026-08-25 这种）。这一步很多人会跳过，但文件名不乱，后面所有环节都不会乱。我上个月就是没立规矩，最后导出的汇总表日期全串行了。

文件夹设置完，接下来给 WorkBuddy 建一个对照规则库。在左侧栏找到知识库，点新建，把客户报销单上常见的字段录进去：供应商名称、税号、金额（含小数位）、发票号码、备注。这个知识库是干嘛用的？WorkBuddy 识别扫描件的时候，会优先比对这里面的规则，而不是像普通 OCR 一样按通用模型硬认。我这边测下来，建了规则库之后，金额识别准确率从大约 70% 提到 95% 以上，日期字段不再乱跳。注意，规则库里每一栏都要选识别置信度阈值，我设的 80%，低于这个值它会把图片标记为待人工确认，而不是硬填进去。

所有文件进库之后，我点开自动整理这个动作，触发方式选文件入库后自动执行。WorkBuddy 弹出三个子任务：识别字段、匹配规则库、生成汇总表格。这里有个权限设置，我没让系统自动覆盖源文件，所有识别结果先存到待审核区。我这边只有自己的账号能看，客户的账号只给只读权限，到期自动回收。毕竟报销单上有银行账号和税号，出问题不是闹着玩的。

中间有两天，客户补拍了三张特别模糊的发票，系统全部标成低置信度。我在待审核区打开一张，右侧直接显示原始图片，左侧是识别结果。手动修正了两个字段之后，WorkBuddy 会问是否将本次修正加入规则库，我点了是。这个功能很关键，等于它在替你把之前的规矩巩固下来，下次再遇到类似的模糊照片，它能按修正后的规则去猜，猜不准再推给你。用了一周，重复的活越来越少。

最后交付前，我在导出里选按月份分组，格式选 Excel。WorkBuddy 自动生成了三个工作表，分别对应七、八、九月的报销记录，每个表里备注栏已经是翻译好的英文，格式和原始发票一栏对一栏。我花大约半小时复查了所有低置信度的条目，其余的直接交付。

有件事得说清楚，我的环境是数码产品全部苹果，客户文件全是扫描件 PDF 和手机截图，不一定适用所有人。但核心思路是通用的：先让工具立规矩，再让它干活。工具只能放大你已有的秩序，你流程乱，它只会让你乱得更快。不过这次它连我随手拍的午餐小票都能认，算是绕过了我上次那个日期的坑。