收藏一百个AI工具，不如把一个WorkBuddy用透

刷到那个2026年必学五大AI工具的YouTube视频，开头第一句就击中我了：新手最容易踩的坑，是先收藏一百个工具，却没有一个真正进入日常工作。我上周刚接手社团迎新晚会的筹备工作，一堆待办事项、节目报名、嘉宾名单、场地申请文件散落在七八个群聊和共享文档里。要是按视频里那种「多工具组合拳」的思路来，我得先学完五个工具再开工，筹备组那边早就乱套了。

我的做法是把所有琐碎事项丢给 WorkBuddy 一个工具处理。先说结论：从下载到理出完整可执行的项目清单，全程不到四十分钟，其中大部分时间是我在核对细节，不是它在跑。

具体操作是这样的。我先在 WorkBuddy 里建了一个「迎新晚会筹备」项目，把群里所有聊天记录、报名接龙、文档链接全部丢进去。它有个「信息抽取」模板，能自动识别聊天记录里的关键字段——比如节目名称、负责人、联系方式、需要的设备。这一步的关键是：你得在新建项目时选对模板，并且明确告诉它要提取哪些信息。我一开始什么都没设置，直接丢了一堆文件进去，结果它把群里的表情包和无关闲聊也当成信息抽了出来。重新建了一次项目，加上一句「只提取和晚会报名相关的内容」，就干净了。

接着是任务拆解和排期。在右侧对话框里输入指令，我用的原话是「把提取出来的节目清单按类别整理，自动生成排练和彩排的时间安排，并标出每个节目需要的设备」。它会先预览一遍改动的效果，大约20多个节目，人工肉眼核对一遍，没问题再点确认。这一步我建议别跳过，AI 处理结构化信息有一个边界条件的问题：它默认每个节目都需要独立设备，但有两个节目是合用的，不核对就会安排出重复的设备租借。

然后是去重和协作。节目报名的时候，有人用表单填了一次，又在群里接龙报了一次。WorkBuddy 的去重功能要手动设置关键字段，我选了「节目名+负责人」双条件去重，这样不同节目同名负责人不会被误删。设置路径是：右侧面板 → 数据清洗 → 去重 → 选择字段 → 确认。它会把重复项单独拉一个列表标出来，而不是直接删掉。这个设计很良心，给了你反悔的余地。

最后是权限和协作。我们筹备组有三个人一起推进这件事，我建了「晚会筹备组」，把链接发给他们。WorkBuddy 的权限设置比较简单粗暴但够用：管理员可以编辑全部内容，成员只能看自己的任务。我给自己设了管理员，两个副社长设了编辑权限，其他人只读。这样不会出现某个人手滑改了别人的任务安排。

要说避坑，我最大的教训是不要一次性给它太多指令。刚开始我想偷懒，一口气说了五个需求，—提取信息、排期、分组、设备清单、通知模板，结果它只完成了前两个，后面三个直接忽略。后来学乖了，改成一个一个来，每完成一步检查一步，再给下一个指令。虽然多花了几分钟，但每一步的结果都在掌控里。

对了，那个视频里还提到 Jeff Su 说他只用大约10个AI工具就完成了90%的工作。我现在的想法类似，但数字可能要更小：我目前的日常里，WorkBuddy 一个工具就覆盖了信息整理、任务排期、文档协作、邮件起草这些大头。 编程工具我还在用 Cursor 和 Claude Code，但那是我写代码时候的事。办公场景，真的一个就够。

往后看，我猜这类「全家桶式」的 AI 办公工具会越来越主流。毕竟对大多数人来说，真正消耗时间的不是工具不够多，而是怎么把手里那堆烂摊子信息收拾干净。工具再多，不如一个能把手上的活干完的。