WorkBuddy 一出手，行政文件整理终于不用靠“人工瞎翻”了

先说我试过的结论：WorkBuddy 是真的能打，不是那种只会聊天的 AI 玩具。我作为公司行政，每天面对的是报销单、合同扫描件、员工请假单、各种供应商表格——这些东西混在一起，文件名要么是“新建 Microsoft Excel 工作表 (2)”，要么是“IMG_20240315”。以前找一份上个月的报销单，得在文件夹里翻半天，经常怀疑自己得了数字痴呆症。今天看到腾讯云上那篇实测文章，讲用 WorkBuddy 整理下载文件夹，我想着这不就是我需要的吗，于是拿自己的行政文件夹试了一下，结果——绝了，这东西居然能理解我的意思，而且真的动手干活。

经历：从“灾难现场”到“分类强迫症”

我的行政文件夹大概有 500 多个文件，涵盖 2023 年至今的合同、报销单、考勤表、会议纪要、供应商资料、活动照片。之前手动整理过一次，花了一整个下午，结果一周后又因为新文件乱放，回到原样。最崩溃的是，有时候要同时查几个月的报销单，每个都乱丢，只好一个一个打开看内容。救命的时刻，我甚至想过干脆把所有文件按日期重命名，但工作量太大，放弃了。

那天看到那篇实测文章，提到用 WorkBuddy 的 Plan 模式先看方案再执行，我觉得靠谱。于是打开 WorkBuddy，首先授权它访问我的“行政文件夹”（不是整个盘，那样太吓人）。

发现：一句话让 AI 理解我的分类逻辑

在对话区输入以下内容（注意，我特意说清楚规则，因为 AI 不是你肚子里的蛔虫）：

帮我整理行政文件夹，按以下规则分类：

• 合同类（pdf/doc 含“合同”“协议”“签约”字样的文件）放到“合同”文件夹
• 报销单（pdf/jpg 文件名含“报销”或“费用”的）放到“报销单”文件夹
• 考勤表（xlsx 文件名含“考勤”“请假”“加班”的）放到“考勤”文件夹
• 会议纪要（doc/docx 文件名含“会议”“纪要”的）放到“会议”文件夹
• 供应商资料（pdf/doc 文件名含“供应商”“报价”的）放到“供应商”文件夹
• 活动照片（jpg/png 文件名含“活动”“团建”的）放到“活动照片”文件夹
• 其他文件放到“待整理”文件夹
• 重复文件标记出来，列出清单让我手动处理

WorkBuddy 先扫描了文件夹，大约 30 秒后，在 Plan 模式下给我列出了一个执行方案，包括识别到的文件数量、每种分类的规则是否匹配、以及创建目标文件夹的路径。我仔细看了一下，发现它把“2023年合同”这个文件归类到了“合同”文件夹，但那个文件其实是一个合同汇总表，不是合同本身。我可以在方案里直接修改规则，比如加上“排除汇总表”。这点很关键——AI 不是一次性完美，但你可以调整。

[!tip] 第一次用 Plan 模式真的有必要，能避免误操作。我上次直接用 Craft 模式，差点把合同扫描件和报销单混在一起，还好及时撤回。

我修改了几条规则后，点击确认执行。整个过程大约 2 分钟，期间能看到进度条在移动。完成后，文件夹变成了这样：合同、报销单、考勤、会议、供应商、活动照片、待整理七个文件夹，重复文件报告里列出了 3 个重复的报销单 PDF，我手动删掉了其中一个。

总结：对比以前手动整理，效率提升不止 10 倍

以前手动整理 500 个文件，大概需要 1.5 小时（包括分类、移动、重命名、检查重复）。用 WorkBuddy 从授权到执行完毕，一共大约 15 分钟（其中 2 分钟是执行时间，其他时间是在写规则和检查方案）。而且最让我满意的是，它保留了我原来的文件命名，没有乱改，只是移动到对应文件夹。我后来还试了让它按日期进一步细分，比如“2024年合同”“2023年合同”，它也能做到，只要在规则里加上“按年份子文件夹”。

另外，我还发现 WorkBuddy 能处理一些模糊逻辑。比如我有一些文件叫“供应商汽车维修报价单”，它没有“报价”关键字，但文件名里有“供应商”和“报价”，它自动归到了“供应商”文件夹，因为规则里写了“供应商”“报价”两个关键词之一即可。但有些文件叫“2024年3月行政费用明细”，它放到了“待整理”，因为规则里没有匹配的关键词——这其实是我想要的，因为这类文件需要我手动判断归到财务还是行政。

说实话，我本来以为这种 AI 整理工具只适合程序员或者技术宅，没想到对行政工作也这么友好。以前我总觉得自己做的是重复劳动，没有价值，现在有了 WorkBuddy，终于可以把时间省下来做点真正需要动脑子的事，比如核对供应商报价、设计更合理的报销流程。

开放性问题

你们有没有什么文件整理难题，说出来我帮你试试 WorkBuddy？比如员工档案、培训资料、合同归档……也许一个命令就能搞定。

原文链接：https://cloud.tencent.com/developer/article/2715852