WorkBuddy 用了两个多月，我把它从写手改成了账房

昨晚打烊，收拾完灶台，我蹲在后厨门口刷手机，刷到一篇 2026 年 AI 办公工具的横向对比。里面把千问办公夸得挺全，PPT 自动出提纲和排版，还能生成带交互的 UI 原型，代码一键导出、网页免部署发布，再往下是钉钉企业工作流打通。我看了半天，脑子里就一个念头，这些跟我那个二十来平的小炒店，好像没什么关系。

工具是好工具，只是跟我的场景对不上。

我这店一天忙得脚不沾地，早上五点去菜市场，中午翻台，晚上收摊。最烦的是打烊以后那堆进货小票。三家供应商，一家发微信截图，一家给手写单子，还有一家是打印的，但模板每个月都换。以前我拿手机计算器一张张按，按完记本子上，第二天再誊到 Excel。一个月下来大概三个小时，还得对两遍，因为总会按错。

先交代时间口径。WorkBuddy 我是 7 月底开始用的，到这会儿两个多月。之前有篇帖子把日期写岔了，这里说清楚。

一开始我跟大多数人一样，拿它写东西。菜单介绍、活动文案、回复差评的话，用得还行。但说实话，那种活我自己也能干，只是慢一点。八月中旬那次让我改了看法。

那天我试着把一整月的进货小票照片丢进一个文件夹，让它归类汇总。结果一塌糊涂。手写的那家几乎全认错，微信截图里有几张数字串了行，打印单子倒是认得挺准。我当时就说过，WorkBuddy 处理文字清晰的 PDF 还行，图片和手写单据差得远。这话现在我还是认。

但我后来想通了一件事，问题不在它认不认得出，在我喂给它的是什么。

八月底我改了个做法。我把三家供应商拉了个群，直接跟他们说，以后报价和送货单麻烦发文字，别拍照。菜市场老板一开始不乐意，说麻烦。我说我每个月给你结账快一天，他就发了。这是人情活，不是技术活，但它省掉了我后面一大堆麻烦。

数据源干净了，剩下就好办。

具体怎么做的，我说细一点。第一步，电脑上建个文件夹，按供应商分三个子文件夹，每个月的单子丢进去。第二步，先不喂真数据，我建一张空表，列头写好日期、供应商、品类、数量、单价、金额、备注，然后让 WorkBuddy 拿这张空表先跑一遍。这一步很关键，我上次写过，空表先跑能查出整列错位这种问题。果然，第一次跑它就把单价和金额两列对调了，我当场改列名，把单价那列写成进货单价（元/斤），它就对了。

第三步才是真喂数据。我一开始犯的错，是想一次把所有要求说清楚，结果它一会儿给我汇总，一会儿给我分类，出来的东西四不像。后来学乖了，一次只让它干一件事。先让它把三个子文件夹的单子合并成一张明细表，我人工过一遍，改掉明显错的。再让它按品类汇总，算每个品类一个月进了多少。最后才是算毛利率。

这三步走下来，一个月大概四十分钟，快的时候半小时。我这边测下来，识别准确率大概九成出头，剩下那一成基本都在备注栏和手写单上，得自己过。备注栏它经常漏，到现在还是这样。

有人可能会问，为什么不直接用千问办公那套。我认真想过。千问办公强在交付，PPT、原型、网页，它能把一个想法直接变成能看的东西。这套东西对做方案、做汇报、做产品的人，价值很大。但对我这种店，我不需要交付一个漂亮的东西，我需要把一堆脏数据变成一张能算账的表。这两件事要的东西不一样。前者要生成能力，后者要稳定和准确，尤其要它别自作聪明。

WorkBuddy 在这件事上的好处，是流程能固定下来。我这三步，跑顺了以后每个月照做就行，不用重新想。千问办公那种一次交付的，反而每次都要重新描述一遍意图。

当然它也不是没毛病。最大的问题是遇到格式不统一就犯迷糊。上个月有家供应商换了单子模板，把单子上的斤改成了公斤，它没吭声，直接按数字算，结果那个品类的成本虚高了一倍多。我是算毛利率的时候发现不对劲，才回头查的。所以我现在每个月固定留一道人工检查，专门看单位。

还有登录态。我有一次设了定时任务，让它每周一自动跑。结果第二周登录过期了，它静默失败，什么提示都没有。等我周三想起来去看，文件夹里空空的。后来我改成手动跑，跑完自己存一份。宁可麻烦一点，也别让它背着我出错。

素材里提到，2026 年 AI 办公赛道月活已经过亿，办公场景的使用次数同比涨了一倍多。还有个说法我印象挺深。

2026 年是从「副驾驶」到「执行者」的分水岭。

这话我信一半。对写字楼里的活，可能是这样。对开店的人来说，分水岭不在它能不能替你干完，在它干错了你能不能马上发现。 一个 PPT 生成歪了，你一眼就看出来。一张成本表算错了，你可能要到月底结账才知道。所以我现在对这类工具只有一个期待，它出错的时候会不会喊我。

WorkBuddy 目前这一点做得一般，静默失败是真问题。但它的好处是流程可见，每一步都能停下来看。我宁愿要一个能停下来的工具，也不要一个一口气跑到底、跑完才发现全错的。

下周又是月底，我准备再跑一遍。这回我想试试把三家供应商的单子合成一张表以后，直接让它出毛利率，跳过中间那次人工过目，看看差多少。要是差得不多，我就把四十分钟再压一压。